¿Cómo hacer un Presupuesto?

La elaboración de un presupuesto puede ser compleja, especialmente si se está empezando el negocio. Sin embargo, conocer los elementos esenciales de un presupuesto ayudan a decidir la forma en que se dividen los recursos y manejan los costos y gastos.

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La mayoría de las empresas tienen un presupuesto general que se llama el presupuesto maestro. Por lo tanto, este  presupuesto se divide en dos partes. El presupuesto operativo que está asociado con las actividades generadoras de ingresos de la empresa como las ventas y la producción. 

Mientras que, el presupuesto financiero incluye información sobre la forma en que  la empresa adquiere el efectivo en el futuro y la manera en que gasta el mismo. El presupuesto financiero es generalmente el último presupuesto desarrollado en el proceso de estimación ingresos y gastos de la empresa.

Seguidamente,  se presentan las partidas tanto del presupuesto operativo como del  financiero que se relacionan con las principales consideraciones para el propietario de una empresa a la hora de elaborar el presupuesto maestro.

Ingresos por ventas

Antes de pensar en cualquier otra partida del presupuesto de la empresa, se debe considerar la cantidad de dinero que se prevé ganar. Si se está empezando un nuevo negocio o si se ven cambios en el negocio actual, se deben establecer metas de ventas que reflejen las circunstancias comerciales actuales. 

En  este caso, se quiere determinar los objetivos de ventas antes de iniciar el negocio o cambiar el modelo de negocio para poder calcular con precisión las unidades que se puede necesitar para producir y vender o los clientes que se requieren tener.

Una clave para determinar los ingresos es calcular la estrategia de precios. Inicialmente, se tendrá que encontrar un precio competitivo realizando una investigación de mercado para encontrar los precios del competidor para el mismo producto o servicio de un producto o servicio similar.

Volumen y costo de producción

Una vez que se tengan los ingresos por ventas deseados, se puede comenzar a determinar el número de productos o servicios que se necesitan vender para alcanzar los objetivos de ingresos. Los costos de producción de servicios o productos permiten ver si se han establecido los objetivos de ingresos demasiado altos o  bajos.

El volumen de producción es el número de unidades que una empresa tiene que producir para cumplir los objetivos de ventas. También es la cantidad total que el negocio puede producir en un período.

Los costos de producción son los costos que están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios. Ejemplos de costos de producción son los materiales, salarios y sueldos de la mano de obra, y los gastos generales de la empresa o fabrica.

Los gastos generales de la empresa comprenden los costos relacionados con la producción que no se gastan en lo que se está produciendo. Ejemplos de ello, podrían ser los salarios del jefe de planta o del equipo de limpieza.

Los Gastos operativos

En este caso, se debe hacer  un balance de los gastos de funcionamiento. Hay una  lista de gastos operativos que dependen en gran medida de la empresa. Algunos ejemplos son los gastos de oficina, los salarios o compensaciones no relacionados con la producción,  los gastos de ventas y marketing.

Los gastos relacionados con la oficina son gastos como honorarios legales, suministros de oficina y costos de servicios de oficina. Es posible que se conozcan algunos de estos gastos como gastos de venta, generales y administrativos (SGA).

Algunos ejemplos de gastos de ventas y marketing son los gastos de publicidad o de entretenimiento de los clientes.

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Dinero en efectivo

En este aparte, se debe determinar el  dinero que se tiene y el que se  necesita tener. El efectivo o los equivalentes de efectivo permiten pagar los gastos. Igualmente, los equivalentes de efectivo podrían ser valores del mercado monetario. Por lo tanto, tener un  presupuesto en efectivo se considera la  mejor herramienta.

Los estados de flujo de caja permiten ver hacia dónde va el efectivo. Porque, con un entendimiento del flujo de caja, se puede ver la posición de efectivo con respecto a las operaciones, inversiones y actividades de financiamiento.

Gastos de capital

El presupuesto de gastos de capital se ocupa de la compra de activos fijos para  la empresa. Los activos fijos incluyen principalmente la planta, o edificio, y el equipo, como la maquinaria que se posee. No obstante, en lugar de comprar los activos fijos, se tiene la opción de arrendarlos, y por lo general, una pequeña empresa minimiza sus gastos de capital tanto como sea posible, ya que tienden a ser costosos.

En esta parte se deben incluir también los gastos de emergencia que son los daños causados por desastres naturales en las instalaciones, que pueden estar cubiertos por un seguro, pero se tiene que pagar cualquier deducible y por cualquier cosa que no esté cubierta por la póliza de seguro.

Los fondos de emergencia se suelen colocar en la categoría de ganancias retenidas en el balance. Estas ganancias retenidas son ingresos que se mantienen después de que se han pagado todos los gastos y obligaciones.